Kiến Thức Cơ Bản về Outreach (Outreach Basics)

Outreach trong FIRST là gì? (What is Outreach in FIRST?)

Outreach là cách đội thể hiện giá trị của mình về FIRST và STEM trong cộng đồng.
Các hoạt động này có thể bao gồm:

• Kết nối với các chuyên gia (networking with professionals)

• Thăm các phòng lab robotics gần đó (visiting robotics labs nearby)

• Huấn luyện và cố vấn cho các đội FIRST khác (coaching and mentoring other FIRST teams)

• Tình nguyện (volunteering)

• Các hoạt động liên quan đến STEM (STEM-related activities)

• Và rất nhiều hoạt động khác.

Tại sao Outreach quan trọng? (Why is Outreach Important?)

• Outreach cho phép đội thể hiện tác động của mình đến cộng đồng STEM và lan tỏa các giá trị của FIRST.

• Một số giải thưởng như Connect, Motivate, và Inspire (giải cao nhất) đều dựa trên hoạt động outreach của đội.

• Outreach thường chiếm 2-3 trang trong Engineering Portfolio, tổng cộng khoảng 16 trang.

• Giám khảo (judges) tìm kiếm các sự kiện outreach đa dạng trong năm, thể hiện tác động rõ ràng và Gracious Professionalism.

Lưu ý: Nếu đội FTC® chưa biết cách triển khai outreach hiệu quả, dưới đây là một số mẹo và hướng dẫn để tìm cơ hội.

Bạn Quan Tâm Điều Gì? (What Do You Care About?)

• Một số đội xem outreach chỉ là cách để nhận giải thưởng.

• Đúng là Motivate và Connect Awards dựa trên hiệu suất outreach, nhưng outreach quan trọng hơn nhiều, và đội FTC® có cơ hội tạo ảnh hưởng độc đáo.

• Để phát huy tối đa tiềm năng, đội nên tập trung vào các hoạt động outreach mà mình quan tâm.

Mẹo:

• Khi trình bày cho giám khảo, sẽ dễ nói về chủ đề mà bạn quan tâm sâu sắc và đã đầu tư thời gian.

• Nhiều đội muốn tạo chương trình lớn tác động hàng chục ngàn người, nhưng các chương trình nhỏ hơn đôi khi hiệu quả hơn.

• Xem xét nhu cầu địa phương: thư viện có cần tình nguyện viên dạy STEM? Đội FLL gần đó cần cố vấn? Có thể khu vực không có đội FLL hoặc FTC nào khác.

• Mục tiêu là thúc đẩy STEM và FIRST® tại khu vực của bạn.

Quan trọng:

• Lập kế hoạch! Bất kỳ chuỗi hoạt động outreach nào cũng nên được mô tả trong một business plan, ghi lại cách nó mở rộng phạm vi chương trình, tầm nhìn đội, mục tiêu ngân sách, và mục tiêu phát triển.

Cách Triển Khai Outreach (How to establish outreach)

• Gửi email lạnh (cold email) đến chuyên gia và yêu cầu được cố vấn

  • Có nhiều template online giúp bạn liên hệ chuyên gia.

  • Tìm kiếm trên Google: “How to ask for a mentor over email”.

• Nghiên cứu hội chợ khoa học / sự kiện STEM gần bạn

  • Lập danh sách sự kiện khoa học gần đó trong document hoặc spreadsheet.

  • Các sự kiện địa phương có thể tìm trên Eventbrite, blog, tạp chí.

  • Ghi ngày tổ chức, xem có cho phép người tham gia trình diễn (exhibitors) hay không; nếu không, liên hệ trực tiếp.

• Đăng ký trình diễn tại STEM showcase

  • Nhiều trường tiểu học và trung học cơ sở tổ chức science fairs hoặc STEM nights cho robot, coding, kỹ thuật.

  • Kiểm tra các trường trong khu vực và xem cơ hội có sẵn.

• Hỏi các đội FIRST lân cận xem có cần trợ giúp hoặc cố vấn không

  • Mentoring hoặc giúp đội khác là cách tuyệt vời để đóng góp cho cộng đồng FIRST.

  • Kết nối qua FIRST Mentor Network nếu một thành viên >18 tuổi tạo tài khoản mentor, hoặc liên hệ trực tiếp qua mạng xã hội.

  • Mentoring có thể bao gồm: tư vấn đội, hướng dẫn đội mới, phản hồi Engineering Portfolios, v.v.

• Hỏi các đội có kinh nghiệm để xin cố vấn

  • Ghi chú các đội có kỹ năng cao, liên hệ xin mentorship.

  • Nhận lời khuyên quý giá về kỹ thuật, teamwork, lập trình, v.v.

• Tình nguyện trong các hoạt động STEM

Lan Tỏa Thông Tin (Spreading The Word)

• Khi xác định chương trình muốn triển khai, xác định ai cần liên hệ và cần pitch gì.

• Xem mục Pitching Your Team để biết cách viết pitch.

Ví dụ: Motivate

• Giả sử đội quyết định tổ chức STEM night hàng tuần tại thư viện địa phương.

• Pitch: STEM night do x thành viên đội robotics địa phương tổ chức vào tối x, trong x tuần.

• Gửi email tới ban quản lý thư viện, CC thư viện viên quen biết, giới thiệu đội và ý tưởng. Nhấn mạnh đội sẽ dành tài nguyên và thành viên thực hiện dự án theo thời gian đã định.

• Chỉ định thành viên chịu trách nhiệm và đưa họ vào cuộc trao đổi.

• Xác định thời gian tổ chức STEM night hàng tuần với thư viện.

• Thành viên được chỉ định soạn giáo án và tạo tài liệu quảng bá để chia sẻ trên mạng xã hội và bạn bè/gia đình.

Fundraising / Connect / Sponsorship

Mẹo:

• Tài liệu quảng bá phải nổi bật và có branding của đội, thiết kế ngắn gọn và súc tích.

• Mục tiêu: truyền đạt thông tin tối đa bằng ít từ nhất.

Outreach trong Portfolio

• Outreach cần được mô tả cụ thể để được coi là có tác động.

Một số chiến lược:

• Phân loại tác động: địa phương, tiểu bang, quốc gia, quốc tế

• Dùng số liệu: bao nhiêu người được tình nguyện, cộng đồng nào hưởng lợi

• Ngắn gọn: mô tả mỗi hoạt động 1-2 câu

• Theo dõi giờ hoạt động: dùng spreadsheet để portfolio có tác động định lượng

• Bao gồm hình ảnh, logo minh họa tác động

• Cụ thể: nếu câu mô tả hoạt động nào cũng áp dụng được cho hoạt động khác, thì chưa đủ cụ thể

Mẹo Outreach Chung

• Liên hệ xin tài trợ sớm: các công ty thường sẵn lòng tài trợ từ tháng 9-11.

• Gây quỹ nhiều hơn nhu cầu: phòng khi cần mua linh kiện gấp hoặc tham dự World Championship bất ngờ.

• Liên tục: duy trì outreach giúp xây dựng cộng đồng và nguồn lực bền vững.

• Kiên trì: nếu ý tưởng thất bại, đánh giá và thử lại.

• Đa dạng: tổ chức càng nhiều hoạt động độc đáo càng tốt.

• Duy trì mối quan hệ: gửi thank you notes, cập nhật tiến độ đội.

• Gửi email nhiều lần (email spam lịch sự): mục tiêu 100+ email/mùa giải mỗi hạng mục.

• Thăm trực tiếp: khó bị bỏ qua hơn email; chuẩn bị flyer 1 trang và elevator pitch.

Quản Lý Thống Kê (Housekeeping)

• Lập danh sách chương trình đã tạo hoặc tham gia.

• Chụp ảnh thành viên tại mỗi sự kiện.

• Theo dõi:

  • Reach: tương tác thực tế hoặc quan sát đội

  • Engagement: số người tương tác

  • Impact: số người bị tác động trực tiếp

  • Conversion: số người tham gia chương trình

• Khi đưa số liệu vào judged presentation hoặc portfolio, tuân thủ các định nghĩa trong Awards Definitions, Game Manual Part 1:

Started, Mentored, Assisted, Provided Published Resources, Ran, Hosted, Reached, Advocated